订好舱位后，货代会在船开前一个星期左右，将配好的舱位信息发给你，也就是场站收据（装货单），又名配舱回单。上面会有船名航次，提单号，船期，船公司名称，及我们订舱时的一些基本信息，定超重柜的也应该注意下有没有定成功。这里我们应该还要求货代帮我们写下港区的名称，例如外港，还是洋山港这样；还有结关，截港时间。方便后面工作的操作。
提柜：
我不知道大家的公司操作，是不是拿到配舱回单就马上去安排车队或仓库准备提箱装柜了呢？其实在提柜前还是应该有一些事项需要注意的：
1.工厂或仓库的货物是不是已经全部生产好，备齐了？
2.有没有QC去验货？货物和纸箱质量是否合格？
3.对于客户有特殊要求，出运前需拍样品照片发其确认的，有没有去做？客户有无回复？
4.货物是否需要检验？检验有没安排好日期？和检验员联系好了吗？需有公司人员陪同一起的，安排好了吗？
5.检验的唛头或其他要求都已经做好了吗？
6.是否需要安排验货员监装？等等。
如果一切都确认没什么问题，再发份详细的货物装柜明细单及要求，和配舱回单一起传真给仓库或工厂。对于有验货员监装的，货柜到达时间要与验货员/检验员一致，早到了的话，要等人员到齐了再开始装，未到的，把司机号码先要到，准确了解下他们的位置及到达时间。对于需要检验的，货柜切忌不宜迟到，检验人员没有那么多的时间等你，他可能还安排了其他的地方需要检验。而且建议最好有公司的人员陪同他们检验，在找货和服务方面都跟上，检验速度也会快很多。我们现在默认的检验手续费是现金￥200/次。算是他们的路费吧。有些检验员去之前会和我们联系，让我们派车去接什么的，因为不方便，我们就直接说提供车费了，呵呵。
装柜：
其实装柜也很讲究的，如果是单一的或品名不多的货物的话，没什么关系，按顺序装就好了。我们不是，我们的产品品名比较多，还比较重，要求也多。所以在装之前都会有详细的装柜要求传真给仓库或工厂。像有些产品比较敏感啦，就装最里面；有的产品包装比较一般，容易破损的要和装箱工人打招呼，尽量轻拿轻放放里面点；货重的放底下打底；没有商检，不报关，不退税的也放最里面（当然了，数量不能太多，以免查验）；像车圈，中间也还可以放一些小纸箱的货物，节省点空间，呵呵。然后就是客户如果有特殊要求的，务必按他的要求来装箱。货物不宜装的太满，纸箱容易抵坏；也不宜太松，以防车子在路上颠簸，纸箱散开来。货柜不宜太重，一般情况下，不要超过24T，免得太重了，无法进港。
货柜装好后，建议如果有人在现场的话让他们拍照留底，拍下货柜号，货柜的装载容量程度，（以后也可以参考这个数据来配柜），然后也可把照片发给客户，通知他们柜子已装好什么的。装箱单也要留底一份。
装箱单的填制：
货柜装好了，要根据实际装下的货物来填写装箱单。当然了，这个数据是要和你们的报关资料一致的。几票报关就是几个关单号（提单号），每个关单号也要对应你商检报关的数量。短装的产品，切记一定要及时把报关资料改过来再填写。然后记录下短装的品名，数据等，以便下次安排再出运。货柜和关单号都比较多的，建议在合理的情况下，一个关单号装一个柜子里面，好填写装箱单。工厂或仓库或货代填写好后，务必传真过来，我们按配舱回单和自己的报关资料仔细对下。不能填错，否则无法进港。即使进了也是需要改单的。还会产生费用。进港箱单是船公司确认提单数据的依据，错了进去了，提单上的数据也得按这个来出了。
报关：
报关之前，有些工作也要做在前面的：
1.商检都齐了吗？全部都已经换好通关单，可以直接报关了吗？都在有效期内吗？
2.有没需要许可证，手册报关的？都齐了吗？
3.有工厂自己报关的吗？资料都齐了到了吗？
4.有不报关不退税的产品吗？有和业务，跟单等协商怎么处理解决了吗？
5.核销单备案，报关资料准备的差不多了吗？
6.什么时候截港？结关？洋山港是先报关，再进港；外港是先进港再报关。
很多公司的报关和进港是可以同时进行的或提前定好数据。其实对于我们货杂品名多的外贸公司来说，不适宜这种方法。因为已经发生了不少次，事先理论上定好一定不会短装的数据不小心又短装了；或有的货物出现其他问题而不能装柜的情况。这样，报关就和实际不符了。这以后，我们公司规定，所有的柜子都一定要等到货物全部装完后，再定数据，填箱单，通知货代代理去更改配舱回单准备报关。即使是洋山港，需要先报关再进港，也需要装柜装好后再去报关，落箱就落箱吧，总比担着风险，数据不符到后面麻烦的好。
等一切报关资料，都按商检来做好，和仓库，工厂都对下最终的总件数，一切都没问题后，就可以递交上去让报关行报关了。记住，核销单要有专门的登记本哦，写上发票号，交于哪个货代或报关行，船期，核销单号等。便于以后核查。跟踪退单。
报关的时间也很讲究，一般情况下，早上第一批送进海关报关的，查验率要低点。下午的话要多点。截港或结关前匆忙递进去的单子，查验风险也会相对要大点。
报关完了后，隔天就可以问报关行要报关预录单了。然后按预录单上的资料来通知工厂及时开发票。因为这就是报进海关的最终数据了，也顺便对下和自己提供的报关资料有没有差错。发现问题好早点解决。